Innovative produkter og løsninger innen velferdsteknologi

RoomMate AS personvernpolicy

 

Dine personopplysninger
Velkommen til RoomMate AS´ nettside i Norge og vår personvernpolicy. Formålet med denne policyen er å informere om hvorfor og hvordan vi samler inn, bruker, viser, overfører og lagrer personlig informasjon på en trygg måte. Vi utfører all håndtering av personopplysninger i samsvar med den gjeldende personopplysningsloven av 15. juni 2018 nr. 38 (Lov om behandling av personopplysninger) med tilhørende forskrifter og EUs personvernforordning 2016/679 (GDPR)).

Behandlingsansvarlig
RoomMate AS (Selskapet), org nr 996 062 171, Hamangskogen 60, 1338 Sandvika, Norge er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger på denne nettsiden og for personopplysninger som kommer Selskapet i hende på annen måte.

Kontaktinformasjon
Som forbruker eller kunde i Norge kan du kontakte oss på mail@roommate.no. Du kan også sende skriftlig brev til RoomMate AS, Hamangskogen 60, 1338 Sandvika. RoomMate selger sine løsninger i Norge via forhandlere og har Databehandleravtaler med disse. En del henvendelser fra sluttbrukere vil vi videresende til relevant forhandler. Dette i de tilfeller hvor formalia tilsier at henvendelsen bør gå igjennom forhandler som kontraktspart.

 

Innhenting av personopplysninger

Hva er personopplysninger
Personopplysninger er all slags informasjon, enkeltvis eller i kombinasjon med annen informasjon som kan knyttes til en levende person. Typiske personopplysninger er personnummer, navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer. Bilder og lydopptak av personer kan være personlige data, selv om det ikke er nevnt noen navn. Krypterte data og ulike typer elektroniske identiteter, som IP-numre og informasjonskapsler, regnes som personlige data hvis de kan knyttes til fysiske personer.

 

Hensikten med å samle inn personligopplysninger og hvilke opplysninger vi samler inn

Vår hjemmeside
For å kunne bruke nettstedet vårt på den måten vi har tiltenkt, og for å kunne evaluere og forbedre disse tjenestene, bruker vi informasjonskapsler og analyseverktøy. En informasjonskapsel er en liten datafil med tekst lagret i nettleseren din, og hver type informasjonskapsel har en bestemt oppgave. Noen informasjonskapsler brukes til å samle statistikk om antall besøkende til nettstedene, mens andre brukes til å hente informasjon om hvilket operativsystem og hvilken nettleser den besøkende brukte. Denne informasjonen gjør at vi kan utvikle og optimalisere våre nettsteder og app’er.

Bruk av vårt varslingssystem med tilsynsmulighet
RoomMate-systemet lagrer informasjon som i noen tilfeller kan identifisere tjenestemottakeren. I systemet lagres også innloggingsinformasjon og telefonnummer for tjenesteyter. Det gjøres ingen permanent lagring av lyd, bilder eller video. Det lagres logg-informasjon om utførte tilsyn og utløste alarmer. I de tilfeller hvor RoomMate-systemet brukes sammen med Nasjonalt Velferdsteknologisk Knutepunkt (VKP) så lagres fødselsnummer eller D-nummer på både tjenestemottaker og tjenesteutøver.

Kundeservice
Vi samler inn personlig informasjon om deg når du kontakter oss, for eksempel via e-post, telefon eller på andre måter. Først og fremst samler vi de personlige opplysningene som trengs for å svare på spørsmålet ditt eller håndtere saken din. Det er informasjon om navn, e-postadresse eller telefonnummer.

Nyhetsbrev
Når du abonnerer på RoomMates nyhetsbrev, samler vi inn ditt navn og din e-postadresse for å sende deg nyhetsbrevet. Vi kan også be om tilleggsinformasjon som bosted og yrke, for å sende relevant informasjon som er personlig eller yrkesrettet.

Messer og arrangementer
På messer og arrangementer kan vi samle inn personlig informasjon med det formål om å informere om våre produkter og tjenester. Vi samler også inn personlig informasjon for å informere om messer eller arrangementer. Dette kan omfatte bestillingsbekreftelser, svar på spørsmål og vurderinger. De ulike kategoriene av personopplysninger som behandles er navn, yrkestittel, firmanavn, postadresse, e-postadresse og eventuelle forespørsler om priser og tilbud.

Sosiale medier
Vi bruker sosiale nettverk i vår markedsføring. Leverandørene av disse nettene samler inn og behandler personopplysninger fra deg som er bruker av plattformen, og for å tilpasse den totale tjenesten i henhold til dine ønsker og ditt brukermønster. Vi samler ikke personlig informasjon fra brukere som besøker våre sosiale kontoer uten å kreve samtykke for hvert enkelt tilfelle, eller hvis vi trenger ytterligere informasjon i forbrukerproblemer.

 

Behandling og lagring av personopplysninger

RoomMates juridiske grunnlag for behandling av dine personlige data
Selskapet behandler dine personlige opplysninger lovlig. Det kan forekomme at de samme personopplysningene behandles både på grunnlag av avtalens ytelse, spesielt ved samtykke eller på grunnlag av at informasjonen som er nødvendig for å oppfylle andre rettslige forpliktelser. Selskapet kan også behandle personopplysninger på grunnlag av våre berettigede interesser, såfremt dine interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter etter en interesseavveining ikke går foran våre berettigede interesser. For eksempel vil vi kunne behandle personopplysninger du oppgir i forbindelse med dine henvendelser til oss basert på vår berettigede interesse i å yte kundeservice og support.

Dette betyr at selv om du tilbakekaller samtykket, kan dine personlige opplysninger fortsatt behandles av oss basert på andre behandlingsgrunnlag. I hovedsak behandler vi dine data for å oppfylle en avtale der du er en av partene.

IT-systemer
Internt håndterer vi personopplysninger på våre datamaskiner og servere; i vårt system for lager, vareleveranser og selve RoomMate-systemet. Disse systemene brukes til å levere produkter du har bestilt fra oss, til å lage spesialløsninger som bestilles og til å håndtere spørsmål om våre produkter. Til disse systemene er det bare ansatte i Selskapet, med signert taushetserklæring, som har tilgang slik at alle personlige data vi samler håndteres sikkert. Persondata behandles bare innenfor EU/EØS.

Markedsføring og personalisering
Kundeinformasjon kan brukes i sammenheng med markedsføring av Selskapet for å kontakte deg via e-post, e-post og SMS. Hvis du har registrert deg til vårt nyhetsbrev, bruker vi dine personlige opplysninger til å sende nyhetsbrevet og tilpasse det til deg. Ved å bruke disse dataene kan vi gi deg informasjonen vi tror du har størst interesse og nytte av.

Web analyse
Vi benytter informasjonskapsler (cookies) for å lage statistikker om antall besøkende til nettsidene våre, når besøkene forekommer på døgnet/i uken, og fra hvilke geografiske områder besøkene kommer. Disse statistikkene benyttes bare for å forbedre våre tjenester og nettsider.

Kundeservice og forbrukerkontakt
Vi bruker dine personlige opplysninger til å tilby deg service og support hvis du kontakter oss med spørsmål, spesialbestillinger, kommentarer eller, for eksempel klager. Vi bruker din kontaktinformasjon, for eksempel e-postadresse og telefonnummer for å kontakte deg i forbindelse med spørsmål og andre henvendelser. Vi kan også bruke all annen personlig informasjon vi samler om deg for å håndtere ditt spørsmål eller andre henvendelser, avhengig av hva som er relevant i det enkelte tilfelle.

Juridiske krav
Håndtering av dine personlige opplysninger vil også kunne være nødvendig for å oppfylle forpliktelser i henhold til lover og forskrifter, for eksempel sikkerhet og regnskap.

Lagringstider
Vi lagrer dine personlige opplysninger så lenge det kreves for formålet. Hvis du abonnerer på nyhetsbrevet, vil din kontaktinformasjon beholdes så lenge du velger å fortsette å motta nyhetsbrevet.

De samme personopplysningene kan lagres på flere forskjellige steder for forskjellige formål. Dette kan bety at en aktivitet som har blitt slettet fra et system fordi den ikke lenger er nødvendig, kan overlates i et annet system der det er lagret med tillatelse eller til et annet formål der personlig informasjon fortsatt er nødvendig.

For selve RoomMate-systemet slettes data automatisk når de ikke lengre er nødvendige og det er også mulighet for manuell sletting.

 

RoomMates tekniske og organisatoriske tiltak for sikker behandling av din personlige informasjon

Vi gjennomfører løpende tiltak for å overholde prinsippene for “innebygd databeskyttelse og databeskyttelse som standard”. Vi vurderer kontinuerlig risikoen for personlig databehandling og tar nødvendige sikkerhetstiltak for å redusere risikoen.

Vi gjennomfører sikkerhetskontroller og formell gjennomgåelse av vårt personvernopplegg.
Vi utdanner våre ansatte kontinuerlig i databeskyttelsesproblemer.

Har du spørsmål om hvordan vi overholder gjeldende personvernlovgivning kan du sende epost til mail@roommate.no.

 

Dine rettigheter

Samtykke
Behandling av personopplysninger som er nødvendig for at vi skal kunne inngå en avtale med deg eller for å oppfylle en juridisk forpliktelse, er tillatt uten samtykke. I noen tilfeller vil imidlertid vår behandling av personopplysninger om deg basere seg på samtykke. Du vil bli gitt muligheten til å samtykke til at vi behandler dine personlige opplysninger i forbindelse med bruk av våre tjenester på www.roommate.no eller ved å akseptere en forespørsel direkte fra oss.

Du kan til enhver tid velge å trekke tilbake samtykket ditt ved å kontakte oss på mail@roommate.no. Hvis du opphever ditt samtykke, vil vi slette personopplysningene og avslutte håndtering av din personlige data. Det kan skje at de samme personopplysningene behandles både med samtykke fra og på grunnlag av at oppgaven er nødvendig, eller under andre regler. Dette betyr at selv om du tilbakekaller samtykket og at håndteringen som er basert på samtykket, opphører, kan personlige opplysninger fortsatt være hos oss til andre formål som for eksempel Bokføringsloven.

Rett til å kontrollere dine personlige opplysninger
Du har krav på at informasjonen om deg skal slettes, suppleres eller rettes. Du har også rett til å be om at håndteringen av dine personopplysninger begrenses til bestemte formål og for eksempel ikke blir brukt til adressert post, reklame, utsendelser og profilering. Du har videre rett til å rette innsigelse mot behandlingen og dataportabilitet (rett til å få utlevert eller overført personopplysninger i et egnet format), hvor vilkårene for dette er oppfylt.

Rett til å få informasjon om hvilken personlig informasjon vi har lagret om deg
Hvis du vil ha informasjon om hvilke opplysninger vi har registrert om deg, kan du søke om dette skriftlig. Registerutdraget er tilgjengelig på forespørsel og er gratis én gang i året. Juridisk støtte til denne registreringsretten finnes i GDPR artikkel 15.

Hvordan kan du søke om å be om et registerutdrag?
Du sender en skriftlig henvendelse til RoomMate AS og ber om et registerutdrag.
Du må sende inn din forespørsel skriftlig til Selskapets adresse, da den vil inneholde signaturen din.